Kos Tersembunyi Automasi Lambat? Kami telah Menghapuskannya

Saya pernah berfikir automasi adalah kemenangan dengan sendirinya. Jika alat boleh menghantar e-mel, mengalihkan petunjuk atau menandakan kenalan, saya memanggilnya sebagai kemajuan. Kemudian saya menonton automasi perlahan secara senyap-senyap memakan nilai yang saya mahukan. Borang telah diisi, tetapi susulan datang lewat. Seorang pelanggan bertanya soalan mudah, tetapi jawapannya menunggu dalam baris gilir. Satu tugas bergerak melalui tiga alatan, namun tiada apa yang terasa pantas. Itulah bahagian yang banyak pasukan terlepas. Automasi perlahan masih kelihatan seperti automasi. Ia masih menjimatkan sedikit usaha. Ia masih membuat laporan, menghantar mesej dan mengemas kini rekod. Namun apabila kelewatan muncul, hasilnya boleh dirasakan hampir dengan kerja manual. Saya melihat masalah ini paling kerap dalam pasukan kecil dan perniagaan solo. Pemilik kedai menyediakan aliran tangkapan petunjuk. Borang berfungsi. Kemas kini CRM. E-mel dihantar. Isunya ialah jurang antara setiap langkah. Pemimpin menunggu. Seorang wakil jualan menyemak kemudian. Balasan tiba selepas pembeli sudah berpindah. Perniagaan perkhidmatan melakukan sesuatu yang serupa. Pelanggan menempah panggilan, tetapi peringatan itu tiba lewat. Penyegerakan kalendar mengambil masa terlalu lama. Pasukan meluangkan masa tambahan untuk membetulkan penyerahan yang terlepas. Saya juga telah melihat ini dengan aliran kerja kandungan. Draf bergerak dari satu alat ke alat yang lain, tetapi kelulusan berada dalam baris gilir. Sistem ini berfungsi di atas kertas, sementara pasukan terus bertanya, "Mengapa ini masih belum dilakukan?" Itulah sebabnya saya berhenti bertanya, "Adakah ia automatik?" Saya bertanya, "Adakah ia bergerak pada kelajuan yang diperlukan oleh kerja?" Apabila saya mahukan automasi yang lebih pantas, saya melihat tiga perkara mudah. Saya menyemak kelewatan. Jika tugasan menunggu terlalu lama antara pencetus dan tindakan, saya tahu aliran itu memerlukan laluan yang lebih bersih. Saya menyemak langkah. Jika satu tugasan melalui terlalu banyak alatan, saya mengalih keluar penyerahan tambahan. Setiap langkah tambahan boleh menambah geseran. Saya menyemak jawapan. Jika pelanggan merasakan jeda, aliran kerja sudah terlalu perlahan untuk kerja itu. Contoh praktikal menjadikannya mudah dilihat. Jurulatih kecergasan tempatan yang saya bekerjasama mempunyai borang petunjuk pada halaman pendaratan. Borang menghantar data ke helaian, helaian mencetuskan e-mel dan e-mel menghantar nota alu-aluan. Persediaan kelihatan baik. Masalahnya ialah kelewatan. Apabila nota alu-aluan tiba, ramai petunjuk telah menyemak halaman jurulatih lain. Kami memendekkan aliran, memotong satu langkah tengah, dan membuat balasan mendarat lebih cepat. Jurulatih tidak memerlukan sistem besar baru. Jurulatih memerlukan laluan yang lebih pantas. Itulah minda yang saya gunakan sekarang. Saya tidak membayar untuk automasi hanya kerana ia kelihatan moden. Saya membayar untuk kelajuan, penyerahan bersih dan hasil yang lebih baik untuk pelanggan. Jika anda berurusan dengan automasi yang perlahan, saya akan bermula di sini: - Petakan laluan penuh daripada pencetus kepada hasil - Alih keluar langkah yang tidak menambah nilai - Hantar respons pertama seawal mungkin - Pastikan setiap alat melakukan satu kerja yang jelas - Uji aliran dari sudut pandangan pengguna - Tonton di mana kelewatan bermula Saya suka pendekatan ini kerana ia memastikan kerja mudah. Ia juga membantu saya membelanjakan wang di mana ia penting. Aliran kerja yang pantas boleh menyokong jualan, perkhidmatan dan susulan tanpa membuat pasukan menunggu pada sistem. Aliran kerja yang perlahan masih boleh menelan belanja walaupun ia berjalan setiap hari. Saya telah belajar untuk menganggap kelajuan sebagai sebahagian daripada kualiti. Jika automasi terasa perlahan, saya tidak menyalahkan idea itu. Saya melihat reka bentuk. Saya melihat laluan. Saya melihat handoff. Peralihan itu mengubah cara saya membina aliran kerja, dan ini mungkin menjimatkan kekecewaan yang sama kepada anda.

Saya terus melihat masalah yang sama dalam pasukan kecil. Kerja bertambah, tetapi hari tetap sama panjang. Orang menjawab soalan yang sama berulang kali. Mereka menyalin butiran dari satu sistem ke sistem yang lain. Mereka mengejar susulan, menghantar peringatan dan membetulkan kesilapan yang boleh dielakkan. Kos bukan sahaja wang. Ia juga masa, tenaga, dan perkhidmatan yang perlahan. Automasi pantas membantu saya mengurangkan sisa itu. Saya tidak melihat automasi sebagai cara untuk menolak orang ke tepi. Saya melihatnya sebagai satu cara untuk membuang kerja berulang. Apabila tugasan berlaku dengan cara yang sama setiap hari, saya mahu sistem mengendalikannya. Itu memberi orang lebih banyak ruang untuk menumpukan pada jualan, sokongan dan penyelesaian masalah. Saya mulakan dengan kerja yang paling banyak menghabiskan tenaga. Beberapa contoh menonjol kepada saya: - kemas kini pesanan dihantar menggunakan tangan - e-mel invois diulang untuk setiap pelanggan - peringatan janji temu dibuat satu demi satu - balasan utama yang memerlukan mesej asas yang sama - kemasukan data disalin merentas dua atau tiga alatan Tugasan ini kelihatan kecil pada mulanya. Kemudian mereka bertimbun. Pasukan mungkin tidak menyedari kos dalam satu hari, tetapi perbelanjaan bulanan berkembang dengan pantas. Pendekatan biasa saya adalah mudah. Saya memetakan satu proses. Saya mencari langkah yang paling kerap berulang. Saya menetapkan satu peraturan yang jelas untuknya. Saya menyambung alatan yang sudah ada. Saya menyimpan pemeriksaan manusia untuk kes yang memerlukan penghakiman. Saya perhatikan nombor selepas itu. Saya tidak cuba mengautomasikan semuanya sekaligus. Itu sering menimbulkan lebih kekeliruan. Saya lebih suka satu perubahan bersih, satu keuntungan yang jelas, dan satu proses yang boleh dipercayai oleh kakitangan. Saya melihat corak ini di kedai dalam talian kecil yang mengendalikan pesanan pelanggan melalui e-mel dan hamparan. Pasukan menghabiskan sebahagian daripada setiap hari menyalin nama, alamat dan butiran item ke tempat yang berbeza. Beberapa pesanan telah ditangguhkan kerana ada yang terlepas bidang. Selepas mereka menyediakan automasi aliran kerja asas, kedai berhenti mengulangi kemasukan data yang sama tiga kali. Kakitangan masih menyemak kes-kes khas. Hari menjadi lebih mudah untuk diurus dan balasan pelanggan datang dengan lebih pantas. Saya melihat kes yang sama dalam perniagaan perkhidmatan tempatan. Mereka bergantung pada panggilan temu janji manual. Kunjungan terlepas terus berlaku kerana pelanggan terlupa jadual. Aliran peringatan ringkas telah membetulkan sebahagian besar masalah itu. Kakitangan masih membuat panggilan peribadi apabila tempahan memerlukan penjagaan, tetapi peringatan asas dijalankan sendiri. Itu mengurangkan tekanan di meja depan dan memberikan pelanggan kemas kini yang lebih jelas. Pandangan saya ialah automasi pantas berfungsi paling baik apabila ia kekal hampir dengan kerja sebenar. Ia sepatutnya mudah digunakan. Ia tidak sepatutnya menyembunyikan apa yang berlaku. Ia sepatutnya menjimatkan masa tanpa membuat proses sukar dikawal. Saya juga memberi perhatian kepada kos. Kos yang lebih rendah tidak selalu bermakna alat yang paling murah. Ini bermakna lebih sedikit tindakan berulang, lebih sedikit ralat, lebih sedikit kelewatan dan lebih sedikit masa yang dihabiskan untuk tugasan yang boleh dikendalikan oleh sistem dengan baik. Di situlah penjimatan muncul untuk saya. Apabila saya bercakap tentang automasi, saya sentiasa kembali kepada satu idea. Mulakan dari kecil. Betulkan satu tugasan berulang. Kekalkan sentuhan manusia di mana ia penting. Tambah lagi hanya selepas langkah pertama stabil. Begitulah cara saya melihat automasi pantas membantu pasukan mengurangkan kos tanpa kehilangan kualiti perkhidmatan.

Saya melihat corak yang sama dalam banyak pasukan. Kerja sedang bergerak, namun hasilnya terasa perlahan. Pesanan duduk dalam semakan. Mesej menunggu balasan. Fail berpindah dari satu orang ke orang lain. Jeda kecil bertukar menjadi kos yang lebih besar. Kos itu tidak selalu muncul pada laporan, tetapi ia muncul dalam jualan yang hilang, kerja tambahan, susulan berulang dan kekecewaan pelanggan. Saya fokus pada jurang itu. Tugas saya adalah untuk mengurangkan kos kelewatan tersembunyi sebelum ia merebak melalui keseluruhan proses. Saya melihat di mana masa hilang, mengapa ia hilang, dan perkara yang perlu diubah supaya langkah seterusnya boleh berlaku tanpa geseran. Inilah yang saya perhatikan. Saya mulakan dengan mata penyerahan. Kebanyakan masalah kelewatan bukan disebabkan oleh satu kegagalan besar. Mereka datang dari banyak jurang kecil. Satu pasukan menunggu kelulusan. Pembekal menunggu fail yang jelas. Seorang pelanggan menunggu balasan. Satu jeda kelihatan tidak berbahaya. Tiga jeda mengubah keputusan. Saya menyemak setiap serahan dan bertanya soalan mudah: Apakah yang membuatkan orang ramai menunggu? Kadangkala jawapannya ialah pemilikan yang tidak jelas. Kadang-kadang ia adalah templat yang hilang. Kadang-kadang ia terlalu banyak langkah untuk satu tugas. Saya memastikan pembaikan itu praktikal. Pemilik yang jelas. Tarikh akhir yang jelas. Langkah seterusnya yang jelas. Itu sahaja boleh menghilangkan banyak seretan. Saya juga melihat kos di sebalik kelewatan. Kelewatan bukan sahaja kehilangan masa. Ia boleh membuat lebih masa tambahan, penghantaran tergesa-gesa, panggilan berulang, pesanan yang dibatalkan dan banyak lagi berulang-alik dengan pelanggan. Saya pernah melihat kedai dalam talian kecil kehilangan sebahagian besar daripada penyiapan trolinya kerana pengesahan pesanan mengambil masa terlalu lama. Pasukan berpendapat isu itu ialah harga. Ia tidak. Masalah sebenar ialah langkah kelulusan dalaman yang perlahan. Pelanggan sudah bersedia untuk membeli, kemudian mereka bergerak. Kami menukar aliran kerja, memendekkan laluan kelulusan dan memudahkan proses tindak balas untuk diikuti. Hasilnya adalah mudah. Kurang menunggu. Lebih sedikit pesanan yang tercicir. Kurang tekanan untuk pasukan. Saya suka pembetulan yang boleh digunakan orang dengan segera. Ini bermakna: komunikasi yang lebih bersih lapisan kelulusan yang lebih sedikit pemilikan tugas yang lebih baik senarai semak ringkas susulan yang lebih cepat standard perkhidmatan yang jelas Saya tidak cuba untuk membuat proses yang menarik. Saya cuba menjadikannya mudah untuk dijalankan. Apabila pasukan tahu apa yang perlu dilakukan seterusnya, kelewatan berkurangan. Apabila pelanggan mendapat jawapan yang pantas, kepercayaan bertambah. Apabila projek terus bergerak, kos kekal terkawal. Saya juga fikir masa lebih penting daripada jangkaan ramai orang. Sambutan yang cepat boleh menjimatkan perjanjian. Kemas kini yang jelas boleh menghentikan aduan. Kitaran semakan pendek boleh memastikan pelancaran di landasan yang betul. Saya telah melihat pasukan membazirkan tenaga untuk menggilap butiran kecil sementara aliran kerja utama kekal perlahan. Di situlah kos tersembunyi hidup. Ia tidak selalu kuat. Ia bersembunyi dalam jeda kecil, susulan terlepas, dan koordinasi yang lemah. Pandangan saya mudah sahaja. Jika sesuatu proses itu terus tergelincir, saya tidak menyalahkan rakyat terlebih dahulu. Saya melihat sistem di sekeliling mereka. Adakah langkah seterusnya jelas? Bolehkah orang yang betul bertindak tanpa menunggu? Adakah pelanggan tahu apa yang diharapkan? Bolehkah pasukan melihat kelewatan sebelum ia berkembang? Soalan-soalan itu membawa kepada kerja yang lebih baik. Saya mengurangkan kelewatan dengan menjadikan laluan lebih pendek, peranan lebih jelas dan tindak balas lebih cepat. Begitulah cara saya membantu pasukan melindungi margin, memastikan pelanggan tenang dan bergerak ke hadapan dengan kurang pembaziran. Jika perniagaan anda kehilangan masa dalam penyerahan, pembetulan mungkin bukan belanjawan yang lebih besar. Ia mungkin proses yang lebih bersih. Di situlah saya bermula.

Saya telah melihat corak yang sama berkali-kali. Satu pasukan berkembang, kerja bertimbun, dan rutin harian mula rosak. Mesej terlepas. Petunjuk menunggu terlalu lama. Laporan mengambil terlalu banyak usaha manual. Seorang menyalin data dari satu alat ke alat yang lain, kemudian orang lain menyemaknya semula, kemudian tugas yang sama kembali pada hari berikutnya. Di situlah automasi mendapat tempatnya dalam kerja saya. Saya tidak menganggap automasi seperti tetapan semula penuh. Saya menggunakannya seperti tangan yang stabil. Ia sepatutnya sesuai dengan cara pasukan sudah bekerja, bukan memaksa orang ke dalam sistem tegar yang mereka akan berhenti menggunakan selepas seminggu. Apabila saya membina automasi, saya mulakan dengan titik kesakitan yang paling melambatkan orang: - memimpin susulan yang bergantung pada ingatan - kemasukan data berulang merentas alatan - peringatan invois yang memerlukan penghantaran manual - kemas kini pesanan yang menarik pasukan sokongan ke dalam tugasan kecil - makluman dalaman yang tiba terlalu lewat Sebuah kedai dalam talian kecil yang saya bekerjasama mempunyai masalah mudah. Pesanan semakin meningkat, tetapi pemilik masih menyemak stok dengan tangan dan menjawab soalan pelanggan yang sama setiap hari. Saya menyediakan aliran yang menghantar makluman stok rendah, menandakan pesanan baharu dan menghantar kemas kini status asas selepas pembelian. Pasukan itu tidak perlu mengejar setiap langkah. Mereka mempunyai lebih banyak ruang untuk mengendalikan pelanggan, dan kerja itu terasa kurang berselerak. Itulah jenis perubahan yang saya percayai. Saya juga memastikan tetapan mudah. Saya memetakan tugas, mencari pencetus, menentukan tindakan, kemudian menguji setiap langkah. Jika petunjuk mengisi borang, sistem boleh menghantar balasan, membuat tugasan dan memaklumkan orang yang betul. Jika pembayaran ditanda selesai, aliran kerja boleh mengemas kini rekod dan menghantar resit. Jika pelanggan terlepas tarikh akhir, sistem boleh menghantar peringatan tanpa sesiapa menaip nota yang sama sekali lagi. Saya suka automasi yang memberi ruang kepada orang ramai. Beberapa tugas masih memerlukan mata manusia. Isu sokongan boleh kelihatan mudah di permukaan dan masih memerlukan pertimbangan. Pemimpin jualan boleh aktif, sejuk atau belum bersedia lagi. Aliran kerja yang baik harus menyokong keputusan, bukan menggantikannya. Baki itu penting bagi saya. Ia memastikan proses itu pantas tanpa menjadikannya cuai. Pandangan saya mudah: automasi terbaik berasa tenang. Ia tidak menjerit meminta perhatian. Ia tidak menjadikan pasukan belajar sepuluh tabiat baru dalam satu hari. Ia mengalih keluar kerja berulang, memastikan maklumat bergerak dan membantu orang ramai memfokus pada bahagian yang memerlukan pemikiran, penjagaan dan tindakan. Apabila saya melihat perniagaan yang berjalan dengan baik, saya biasanya melihat perkara yang sama di sebalik tabir. Tugas yang betul berlaku dengan sendirinya. Pasukan itu tahu apa yang masih memerlukan seseorang. Prosesnya tetap jelas. Kerja bergerak pada kadar yang boleh diikuti oleh orang ramai. Itulah yang saya maksudkan dengan automasi yang bergerak mengikut kelajuan anda. Kami mempunyai pengalaman yang luas dalam Bidang Industri. Hubungi kami untuk mendapatkan nasihat profesional:Zeng: lila@zybrushtech.com/WhatsApp +8615262232790.

Davenport, TH 2018 The AI Advantage Sutherland, J dan Sutherland, JJ 2014 Scrum The Art of Doing Twice the Work in Half the Time Gulati, R dan Oldroyd, JB 2019 The Path to Customer Speed Ross, JW and Weill, P 2002 Six IT Decisions Your IT People, J. Willis, J 2016 Buku Panduan DevOps Marr, B 2020 Strategi Data Bagaimana Mendapat Keuntungan daripada Dunia Analitis Data Besar dan Internet Perkara